Những điều cần có của phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán là một phần của hệ thống quản lý thông tin của tổ chức do đó một hệ thống kế toán tốt hay không phải có khả năng để sản xuất ra các báo cáo như sự cân bằng thử nghiệm. Phần mềm kế toán phải cung cấp dữ liệu có nên cho phép sản xuất của tài khoản, quản lý tài khoản theo luật định và cũng phải hỗ trợ các nhà quản lý và kế toán trong xả vai trò quản lý của họ.

Bài viết này đặc biệt tập trung vào Phan mem ke toan trên máy vi tính, tuy nhiên, một số trong những đặc điểm của các hệ thống máy tính cũng có thể được tìm thấy trong các hệ thống hướng dẫn sử dụng. Một hệ thống kế toán trên máy vi tính tốt nên có những đặc điểm sau đây:

·         Khả năng để sản xuất các tài khoản tại một thông báo ngắn

·         Nên cung cấp dấu vết kiểm toán

·         Khả năng tương thích với các chương trình bên ngoài

·         Nên phát hiện lỗi

·         Nên cho phép kiểm soát nội bộ được nhúng.

Sản xuất tài khoản

Một hệ thống tốt sẽ cho phép công ty để sản xuất ra các báo cáo quản lý của mình và tài khoản quản lý trong thời gian ngắn. Điều này sẽ cho phép các tổ chức giám sát hoạt động, đưa ra quyết định một cách nhanh chóng và đưa ra quyết định dựa trên thông tin khách quan và có kiểm chứng.

Kiểm toán Trail

Kiểm định là rất quan trọng vì nó sẽ cho phép kiểm toán viên và các nhà quản lý cao cấp để theo dõi các giao dịch nhập vào hệ thống kế toán và điều này sẽ đảm bảo rằng đó là thông tin toàn vẹn. Một hệ thống tốt nên ghi chép những thay đổi đã được thực hiện trong hệ thống, thực hiện các thay đổi và nó cũng sẽ có thể theo dõi những gì đã được thay đổi.

Khả năng tương thích với các chương trình khác

Một đặc tính mạnh mẽ của một hệ thống phần mềm kế toán tốt là nó phải tương thích với các hệ thống khác. Ví dụ, nó dễ dàng nên được cấu hình để nó có thể giao tiếp với các chương trình khác như Excel hoặc Crystal. Một hệ thống kế toán sẽ có thể xuất khẩu các giao dịch và báo cáo sang Excel và nó sẽ cho phép dữ liệu và các giao dịch được nhập khẩu từ một nguồn bên ngoài. Điều này sẽ dẫn đến tiết kiệm thời gian như là sẽ có không cần phải lặp lại một vai trò hoặc quá trình.

Phát hiện lỗi

Nếu một hệ thống phần mềm kế toán không bắt được lỗi sau đó nó không phải là một gói phần mềm kế toán tốt vì nó không thực hiện một chức năng cơ bản. Một gói phần mềm kế toán nên từ chối gửi giao dịch không cân bằng ví dụ tổng số các khoản nợ phải bằng tổng số các khoản tín dụng và nếu điều này không phải là trường hợp, sau đó hệ thống kế toán sẽ tự động đánh dấu lỗi này.

Kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ là những đôi mắt và đôi tai của tổ chức và một hệ thống kế toán tốt nên nhúng các điều khiển nội bộ vào hệ thống. Kiểm soát nội bộ cho phép phòng ngừa và phát hiện các gian lận và sai. Một hệ thống kế toán sẽ cho phép các công cụ kiểm soát nội bộ như sự phân biệt của nhiệm vụ, cân đối và phân bổ tài khoản. Một hệ thống kế toán tốt không nên cho phép người dùng xóa các dữ liệu đã được đăng vào hệ thống.

Posted in: Tin-Tuc